Η Konica Minolta σχεδίασε μία στοχευμένη λύση για τον εκσυγχρονισμό του Procurement της Rainbow Waters, υλοποιώντας το M-Files ως κεντρική πλατφόρμα διαχείρισης πληροφοριών που θα βελτιώνει την οργάνωση, την ταχύτητα εγκρίσεων και την ορατότητα σε κάθε στάδιο της διαδικασίας προμηθειών.
Με το M-Files κάθε προμήθεια οργανώνεται σε ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον που περιλαμβάνει το αίτημα και το κέντρο κόστους, τις προσφορές και τις εγκρίσεις, τις συμβάσεις καθώς και τα τιμολόγια με τα συνοδευτικά τους αρχεία. Όλα τα δεδομένα συγκεντρώνονται σε ένα κεντρικό σύστημα, μειώνοντας τη χρήση επιμέρους αρχείων και χειροκίνητων διαδικασιών.
Μέσω διαμορφωμένων workflows, οι εγκρίσεις πραγματοποιούνται ψηφιακά, με σαφή στάδια και πλήρη ιχνηλασιμότητα της διαδικασίας.
Επιπρόσθετα οι χρήστες έχουν άμεση εικόνα της πορείας κάθε προμήθειας και δυνατότητα εύκολης αναζήτησης και παρακολούθησης της ιστορικότητας.
Η υιοθέτηση του M-Files ενίσχυσε την καινοτομία στις διαδικασίες procurement, προσφέροντας:
- Κεντρικοποιημένη και ποιοτική διαχείριση πληροφορίας, με άμεση πρόσβαση σε όλο το ιστορικό κάθε προμήθειας.
- Βελτιωμένη διαφάνεια και έλεγχο στις διαδικασίες εγκρίσεων και διαπραγμάτευσης.
- Αυξημένη παραγωγικότητα χάρη στην αυτοματοποίηση και την καθημερινή χρήση του συστήματος από όλα τα εμπλεκόμενα τμήματα.
- Μείωση χαρτιού και πιο βιώσιμη λειτουργία μέσω ψηφιακών workflows.
Το τμήμα Procurement λειτουργεί πλέον πιο αποδοτικά, με πλήρη εικόνα κάθε προμήθειας από την αρχική προσφορά έως την τελική συμφωνία.
«Η επιτυχία του έργου βασίστηκε στην κατανόηση των διαδικασιών του Procurement και στη σωστή παραμετροποίηση του M-Files ώστε να υποστηρίζει ουσιαστικά την καθημερινή λειτουργία του τμήματος», τόνισε ο Κανέλλος Κανελλής, Software Engineer της Konica Minolta Greece.
»Το όραμά μας ήταν να έχουμε όλες τις πληροφορίες των προμηθειών συγκεντρωμένες σε ένα σημείο. Επιλέξαμε την Konica Minolta και το M-Files για να το υλοποιήσουμε και το πετύχαμε πλήρως», δήλωσε ο Λάμπρος Καπλάνης, Procurement Manager της Rainbow Waters.
