Η μετάβαση από τις έντυπες και αποσπασματικές διαδικασίες σε ένα οργανωμένο ψηφιακό περιβάλλον αποτελεί βασική προϋπόθεση για την αποτελεσματική λειτουργία των σύγχρονων επιχειρήσεων. Το DocuWare προσφέρει μία ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης ροών εργασίας, βοηθώντας οργανισμούς κάθε μεγέθους να περιορίσουν τις χειροκίνητες εργασίες, να βελτιώσουν την πρόσβαση στην πληροφορία και να επιταχύνουν τις καθημερινές διαδικασίες.
Η λύση επιτρέπει την ψηφιακή καταχώριση, οργάνωση, επεξεργασία, διανομή και ασφαλή αρχειοθέτηση επιχειρηματικών εγγράφων. Τιμολόγια, συμβάσεις, παραγγελίες, φάκελοι προσωπικού, έντυπα και άλλα κρίσιμα αρχεία συγκεντρώνονται σε ένα ενιαίο και ελεγχόμενο περιβάλλον. Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αναζητούν και να ανακτούν άμεσα τα έγγραφα που χρειάζονται, ανεξάρτητα από το πού εργάζονται, μειώνοντας τον χρόνο που χάνεται στην αναζήτηση πληροφοριών και τις πιθανότητες απώλειας ή λανθασμένης αρχειοθέτησης.
Το DocuWare μπορεί να επεξεργάζεται διαφορετικούς τύπους εγγράφων, ανεξάρτητα από την πηγή προέλευσής τους, εφαρμόζοντας διαδικασίες ελέγχου προσαρμοσμένες στις απαιτήσεις ασφαλείας κάθε επιχείρησης. Παράλληλα, οι δυνατότητες αυτοματοποίησης επιτρέπουν τη δημιουργία ψηφιακών ροών για εγκρίσεις, ελέγχους, αναθέσεις εργασιών, ειδοποιήσεις και προώθηση εγγράφων στα κατάλληλα στελέχη. Με αυτόν τον τρόπο περιορίζονται οι καθυστερήσεις, αποφεύγονται οι επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις και ενισχύεται η διαφάνεια σε κάθε στάδιο μιας διαδικασίας. Η Intertech SA παρουσιάζει το DocuWare ως λύση σύγχρονης διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης ροών εργασίας.
Ιδιαίτερη αξία προσφέρει η δυνατότητα σύνδεσης της πλατφόρμας με εφαρμογές που χρησιμοποιεί ήδη μία επιχείρηση, όπως συστήματα ERP και CRM, το Microsoft Outlook και το Microsoft Teams. Η ομαλή ροή πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών μειώνει την ανάγκη εναλλαγής προγραμμάτων και διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων. Το DocuWare μπορεί να υποστηρίξει διαδικασίες όπως η διαχείριση εισερχόμενων τιμολογίων, το purchase-to-pay, η διαχείριση συμβάσεων, οι πωλήσεις, το ανθρώπινο δυναμικό και η ασφαλής αρχειοθέτηση. Η πλατφόρμα διατίθεται σε cloud και on-premises περιβάλλον, ώστε η υλοποίηση να προσαρμόζεται στις υποδομές και στις επιχειρησιακές ανάγκες κάθε οργανισμού.
Μέσω της αυτοματοποίησης, οι εργαζόμενοι αποκτούν σαφέστερη εικόνα των εκκρεμοτήτων και των αρμοδιοτήτων τους, ενώ οι υπεύθυνοι μπορούν να παρακολουθούν αποτελεσματικότερα την εξέλιξη των εργασιών. Παράλληλα, η ελεγχόμενη πρόσβαση στα έγγραφα συμβάλλει στην προστασία των δεδομένων, στην τήρηση των εσωτερικών πολιτικών και στην καλύτερη προετοιμασία για ελέγχους συμμόρφωσης. Το DocuWare αναφέρει ότι περισσότερες από 20.000 επιχειρήσεις και οργανισμοί χρησιμοποιούν τις λύσεις του.
Για περισσότερες πληροφορίες, αναλυτική παρουσίαση και σχεδιασμό μιας λύσης προσαρμοσμένης στις ανάγκες της επιχείρησης, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στην Intertech SA και να επισκέπτονται την επίσημη ιστοσελίδα του DocuWare στο: https://start.docuware.com/
