Η DOTSOFT εκσυγχρονίζει τον Δήμο Θέρμης, ψηφιοποιώντας σημαντικό μέρος του αρχείου του Δημοτολογίου, το οποίο αφορά σε 7.200 οικογενειακές μερίδες, συνολικού όγκου 216.000 σελίδων διοικητικών εγγράφων, της πρώην Δημοτικής Ενότητας Βασιλικών. Τα περισσότερα από τα εν λόγω έγγραφα βρίσκονται σε ευπαθή και φθαρμένη κατάσταση, καθώς χρονολογούνται από το 1958 και επί σειρά ετών αξιοποιούνται σχεδόν καθημερινά, για να εξυπηρετήσουν εκατοντάδες αιτήματα δημοτών και υπηρεσιών.
Η DOTSOFT θα εκτελέσει το σύνολο των απαιτούμενων ενεργειών – από τη σάρωση και την τεκμηρίωση έως την ανάπτυξη βάσης δεδομένων και εφαρμογής αναζήτησης – προσφέροντας σύγχρονο, ασφαλές και εύχρηστο ψηφιακό περιβάλλον για υπαλλήλους και πολίτες. Πρόκειται για έργο υψηλής κοινωνικής αξίας και τεχνικής πολυπλοκότητας, που εστιάζει τόσο στη διάσωση του φυσικού αρχείου όσο και στη βελτίωση της διοικητικής αποτελεσματικότητας των δημοτικών υπηρεσιών.
Η ψηφιακή μετάπτωση του αρχείου:
- Διασφαλίζει τη διαφύλαξη και την προστασία των δεδομένων από φθορά ή απώλεια
- Επιταχύνει τη χορήγηση πιστοποιητικών και εγγράφων διοικητικών πράξεων μέσω εύκολης αναζήτησης και ταχείας πρόσβασης από προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή
- Αναβαθμίζει τις υπηρεσίες του Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης και Ληξιαρχείου, διευκολύνοντας την εξυπηρέτηση των πολιτών και τη διαλειτουργικότητα με άλλους φορείς.
Βάσει της σύμβασης που υπογράφηκε πρόσφατα, το έργο περιλαμβάνει:
- Τη σάρωση όλων των σελίδων με χρήση ειδικού εξοπλισμού και αυστηρό ποιοτικό έλεγχο
- Την καταχώρηση μεταδεδομένων (όπως αριθμού μερίδας και ονοματεπώνυμου αρχηγού οικογένειας) σε βάση δεδομένων
- Την ανάπτυξη λογισμικού με δυνατότητα αναζήτησης, προβολής, επεξεργασίας και εκτύπωσης αρχείων από εξουσιοδοτημένους χρήστες, με διασύνδεση μέσω LDAP
- Την παράδοση των ψηφιακών εγγράφων σε πολλαπλά αντίγραφα και την ανάρτησή τους σε ηλεκτρονικό αποθετήριο του Δήμου
- Τη φιλοξενία της εφαρμογής και της βάσης δεδομένων για διάστημα δύο ετών σε κατάλληλη υποδομή.
Η συνολική διάρκεια του έργου δεν υπερβαίνει τους έξι μήνες, ενώ η χρηματοδότηση της σύμβασης γίνεται από τον ίδιο τον Δήμο Θέρμης με σχετική πίστωση του τακτικού προϋπολογισμού.
