Χωρίς τις κατάλληλες πρακτικές και εργαλεία, η ωρομέτρηση των εργαζομένων είναι ένας χρονοβόρος αγώνας με άφθονο περιθώριο για δαπανηρά λάθη. Παρακάτω συνοψίζουμε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές ωρομέτρηση, ώστε να διασφαλίσετε ότι η παρακολούθηση των ωρών εργασίας είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική, οργανωμένη και ακριβής.
Προϋπόθεση είναι ένα αποτελεσματικό σύστημα ωρομέτρησης των εργαζομένων
Η πρώτη και πιο σημαντική συμβουλή είναι η αυτοματοποίηση στην ωρομέτρηση των εργαζομένων μεταβαίνοντας σε ένα ψηφιακό σύστημα ώρας και παρουσίας που δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε εύκολα τις ώρες εργασίας με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και ακρίβεια και θα ελαχιστοποιήσει το περιθώριο ανθρώπινου λάθους. Παρέχει δε μια σαφή εικόνα του όγκου των ωρών που ξοδεύονται σε ένα συγκεκριμένο έργο, επιτρέπει στο προσωπικό να αναθεωρεί και να εγκρίνει το χρονοδιάγραμμά του και απλοποιεί ολόκληρη τη διαδικασία μισθοδοσίας. Ορισμένα λογισμικά ωρομέτρησης επιτρέπουν ακόμη και την οριοθέτηση γεωφραγμάτων γύρω από τους χώρους εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι βρίσκονται ακριβώς εκεί που πρέπει όταν ξεκινούν την εργασία τους και όταν αποχωρούν.
Η απαίτηση για ακρίβεια στην τήρηση αρχείων χρόνου εργασίας
Τα ακριβή δεδομένα ώρας και παρουσίας είναι η ραχοκοκαλιά κάθε διαδικασίας ωρομέτρησης των εργαζομένων και προκειμένου να γίνει αυτό χρησιμοποιείστε κάποιο λογισμικό ώρας και παρουσίας που θα σας επιτρέπει εύκολα να καταγράφετε ακριβείς ώρες εργασίας σε πραγματικό χρόνο, τις οποίες μπορείτε στη συνέχεια να διαχειριστείτε ελέγχοντας εύκολα αντί να κάνετε εκτιμήσεις και να βασίζεστε στη μνήμη τη δική σας ή των υπαλλήλων σας.
Κλειδί η κατανόηση από τους εργαζόμενους των οφελών της ωρομέτρησης
Απαραίτητη είναι η δημιουργία εταιρικής κουλτούρας στην οποία εκτιμάται η ωρομέτρηση, καθώς χρησιμοποιώντας κάποιο λογισμικό ώρας και παρουσίας οι υπάλληλοι δεν χρειάζεται να καταγράφουν τον χρόνο τους χειροκίνητα. Αντίστοιχα, μπορούν να βλέπουν πόσες ώρες εργασίας έχουν συγκεντρώσει και να είναι βέβαιοι ότι πληρώνονται για τις ακριβείς ώρες εργασίας τους. Οι εργαζόμενοι θα είναι πρόθυμοι να υιοθετήσουν το νέο εργαλείο μόλις αντιληφθούν ότι έτσι υπάρχουν λιγότερα σφάλματα.
Ανάγκη για επαρκείς χρόνους διαλλειμάτων
Διαθέτοντας χρόνο για διαλείμματα δίνετε στους υπαλλήλους σας την ευκαιρία να επαναφορτιστούν επιτρέποντάς τους να επιστρέφουν ανανεωμένοι στην εργασία τους και να αποδίδουν τα μέγιστα. Τα διαλείμματα είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος να δείξετε στην ομάδα σας ότι τους εκτιμάτε και ότι ενθαρρύνετε τη συναναστροφή μεταξύ τους, ενόσω οι εργαζόμενοι εκμεταλλεύονται αυτήν την ευκαιρία για να συνομιλήσουν.
Αποζημίωση χρόνου εκπαίδευσης και ταξιδιού
Προκειμένου η ωρομέτρηση των εργαζομένων να είναι δίκαιη πρέπει να λαμβάνεται υπόψιν συγκεκριμένος μη παραγωγικός χρόνος, όπως ο χρόνος που αφιερώνεται στην εκπαίδευση ή το ταξίδι των εργαζομένων. Μια άλλη βέλτιστη πρακτική ωρομέτρησης είναι επομένως να δίδονται οδηγίες στους υπαλλήλους να καταγράφουν τον χρόνο τους για τέτοιες περιπτώσεις. Ο εργοδότης σκόπιμο είναι να βεβαιωθεί ότι οι εργαζόμενοι διαθέτουν τα κατάλληλα εργαλεία για να το κάνουν αυτό, καθώς ενδέχεται να βρίσκονται εκτός του κανονικού εργασιακού τους περιβάλλοντος κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων.
Έλεγχος των ωρών εργασίας από τους υπαλλήλους
Σκόπιμο είναι το προσωπικό να ελέγξει τα χρονικά του αρχεία στο τέλος κάθε περιόδου πληρωμής και να επιβεβαιώσει ότι είναι σωστά, γεγονός που επιτρέπει διορθώσεις πριν από την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Πρέπει να είναι καταγεγραμμένο ότι οι υπάλληλοι έχουν επιβεβαιώσει την ακρίβεια των χρονικών εγγραφών τους.
Τα μη της ωρομέτρησης εργαζομένων
Υπάρχουν όμως και σημεία στα οποία πρέπει να δίνεται προσοχή για να είναι πλήρης η συγκομιδή των ωφελειών από την ωρομέτρηση. Ακολουθούν ευθύς αμέσως:
Η ωρομέτρηση δεν είναι ταλαιπωρία
Οι υπάλληλοι θα πρέπει να μπορούν να καταγράφουν τις ώρες εργασίας τους εύκολα και σε σύντομο χρόνο, αλλιώς το πιο πιθανό είναι να είναι απρόθυμοι να το κάνουν σωστά. Επιλογή πρέπει να είναι μια μέθοδος ωρομέτρησης γρήγορη και ενστικτώδης.
Όχι στις καθυστερήσεις και στις παρακρατήσεις
Σύμφωνα με τον νόμο, υπάρχει υποχρέωση πληρωμής των υπαλλήλων για όλες τις ώρες εργασίας τους την επόμενη τακτικά προγραμματισμένη ημέρα πληρωμής, είτε ακολούθησαν είτε όχι τις πολιτικές ωρομέτρησης της εταιρείας. Ακόμη και αν υπάρχουν αποκλίσεις ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει πλήρη πληρωμή, γι’ αυτό αν ο εργαζόμενος δεν έχει υποβάλει και επιβεβαιώσει τις ώρες εργασίας, σκόπιμο είναι να του ζητηθεί να το κάνει άμεσα και στη συνέχεια να τις πληρωθεί.
Όχι στις άδικες πληρωμές
Η διαδικασία δεν πρέπει να είναι περίπλοκη και οι εργαζόμενοι πρέπει να κατανοήσουν πώς να παρακολουθούν το χρονοδιάγραμμά τους και τη διάρκεια των διαλειμμάτων τους επίσης.
Σκόπιμο είναι ο εργοδότης να φροντίσει να πληρώνονται οι υπερωρίες και να κάνει πιο συγκεκριμένες τις ώρες του υπαλλήλου ζητώντας του να αναφέρει το έργο ή τον στόχο για τον οποίο εργάζονταν. Ορισμένες εφαρμογές επιτρέπουν τη ρύθμιση γεωφραγμάτων, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να ξεκινήσουν την εργασία τους μόνο από συγκεκριμένη τοποθεσία.
Προσοχή στα χρονοδιαγράμματα
Χρήσιμο είναι να υπάρχει αντίγραφο των χρονοδιαγραμμάτων των υπαλλήλων σε ασφαλές μέρος, στο οποίο τα αρχεία δεν μπορούν να διαγραφούν «με ένα κλικ».
Κανείς δεν θα ήθελε να χαθούν οι μισθοδοσίες, τα χρονοδιαγράμματα και άλλα αρχεία στα οποία βασίζονται οι υπολογισμοί των μισθών καθώς πρέπει να διατηρούνται και για φορολογικούς σκοπούς.
Αποτροπή των υπαλλήλων να εργάζονται «εκτός ωραρίου»
Για τον προσδιορισμό του ποσού που θα πρέπει να λάβει το προσωπικό είναι απαραίτητη η γνώση των ωρών που εργάστηκαν. Ως εκ τούτου, ο εργοδότης, δεν μπορεί να ζητήσει ή να επιτρέψει στο προσωπικό να εργάζεται εκτός ωραρίου ακόμα κι αν το θέλει ή το ζητήσει από καλή θέληση. Για την αποφυγή παγίδων, πρέπει να διαφαίνεται ξεκάθαρα από την πολιτική της εταιρείας ότι δεν επιτρέπεται η εργασία εκτός ωραρίου και πρέπει να λαμβάνονται μέτρα για την αποτροπή αυτού.